Video – Conferencing und Kanban – Board

Mein Team ist dezentral organisiert, das heißt ich führe mehrere Mitarbeiter innerhalb eines recht großen Bereiches. Treffen können nur mit größeren Wegstrecken durchgeführt werden, man verbringt eine ganze Menge Zeit auf der Straße und kann diese nicht effektiv nutzen. Auch das managen von Aufgaben (Verteilen, Nachhalten, etc.) ist bei einem dezentralen Team schwieriger. Trotzdem will man nicht alles auf Telefonate beschränken. Hier ist vor allem der Informationsfluss an alle Mitglieder eines Teams zur gleichen Zeit schwierig – trotz alledem gibt es immer wieder Themengebiete, die eines Telefonats bedürfen und die in einer großen Gruppe fruchtbarer bearbeitet werden können. Ich habe mir also Gedanken gemacht, wie die Aufgabensteuerung und damit auch die Kommunikation effektiver gestaltet werden kann. Für die Aufgabensteuerung bin ich auf Trello gestoßen. Es handelt sich hierbei um eine webbasierte Anwendung die von jedem internetfähigen Gerät aufgerufen werden kann. Der Vorteil ist, dass auch mobil gut über den Sachstand im jeweiligen Aufgabengebiet informiert werden kann. Hier können sogenannte Kanban – Boards erstellt werden. In den jeweiligen Listen kann man auf einen schnellen Blick den Sachstand erkennen. Daneben möchte ich mit meinen engsten Mitarbeitern in der Fläche zukünftig einmal pro Woche eine Videokonferenz abhalten. Dafür scheint mir Google Hangouts ein gutes Hilfsmittel zu sein. Auch hierbei handelt es sich um eine Webbasierte Anwendung die keiner Software auf dem Rechner bedarf, allerdings ist eine Anmeldung über ein google Konto notwendig.  Die Mitarbeiter sind technikaffin und waren somit leicht für den Test zu begeistern. Wenn dieser Test gut funktioniert würde ich gerne auch weitere Mitarbeiter in das Konzept einbinden.

Ans Werk!

Die erste Videokonferenz steht an. Es klappt leider nicht alles reibungslos beim Einwählen, sodass wir statt um 13 Uhr eine halbe Stunde später starten. Dabei steht dann die Leitung aber sehr gut, es ist jeder gut zu sehen und zu verstehen. Das Meeting folgt der folgenden Agenda:

  1. Mitarbeiter A – Bericht aus der letzten Woche und Ausblick auf die kommenden Woche
  2. Mitarbeiter B – Bericht aus der letzten Woche und Ausblick auf die kommenden Woche
  3. Björn – Bericht zu aktuellen Themen aus der Zentrale

Dabei gab es naturgemäß einige Zwischenfragen, die Agenda ließ sich aber gut umsetzen. Insgesamt zeigt die Struktur in der Retrospektive, dass Rückfragen immer wieder vorkommen – das wiederum zeigt, dass alle Teilnehmer an Bord sind und sich mit den Thematiken im Board und der Konferenz beschäftigen.

“To-Do´s” wurden direkt in ein Trello – Kanban – Board geschrieben auf das jeder Zugriff hat. Die dortigen Karten (mit Aufgaben) können jeweils einzelnen Mitgliedern des Boards zugewiesen werden. Das versetzt alle in die Lage auch eigenständig an den Aufgaben zu arbeiten beziehungsweise die Karte auf “Erledigt” zu verschieben, Rückfragen über die Karten/ das Board direkt an andere Mitglieder zu stellen oder Bearbeitungsvermerke in die Karte zu schreiben. Im Board gibt es bewusst keine Hierarchien, jeder kann Karten sehen, bearbeiten, verschieben. So bleibt das Team flexibel und hat einen Sachstand über alle Karten des Boards.

Die Karten haben wir farbig nach dem Eisenhower – Schema markiert, so kann jeder die Relevanz bzw. die Dringlichkeit der Aufgaben auf den ersten Blick erfassen. Weiterhin lassen sich bei vielen Aufgaben gut Prioritäten setzen.

Wichtig war für uns eine weitere Farbkategorie, “Warten auf dritte”, denn wie wir festgestellt haben sind wir doch recht häufig von Entscheidungen oder zumindest Rückmeldungen anderer Personen abhängig, die eine weitere Bearbeitung einer Karte verhindern.

Fazit:

Inzwischen benutzen mein Team und ich diese Form der Zusammenarbeit seit über einem Jahr. Jeder bearbeitet seine Aufgaben in Trello eigenständig, im “Standup” (so nennen wir die regelmäßigen Videokonferenzen) gehen wir die offenen Aufgaben einmal durch und besprechen schwierige Aufgaben/ Sachverhalte. Eine weitere Mitarbeiterin ist mittlerweile dazugekommen und hat sich ebenfalls problemlos zurechtgefunden. Trotz aller Einfachheit gibt es hin- und wieder kurzzeitige technische Probleme, die sich aber schnell selbstständig klären lassen. Ein wichtiger Aspekt im Gegensatz zur klassischen Telko ist die Videokonferenz. Man ist deutlicher committed und fühlt sich direkter angesprochen, der Charakter eines Meetings kommt wesentlich eher auf.

Aus meiner Sicht können damit die früher häufigen Strecken auf der Autobahn entfallen. Alle nutzen Ihre Zeit sinnvoller und vor allem bewusster. Der Überblick über das gesamte Aufgabenfeld im Trello ist ein großer Gewinn bspw. bei Abwesenheiten der Kollegen – Sachfragen anderer Abteilungen können so sinnvoll verarbeitet werden und der Workflow leidet nicht. Die Videokonferenz als feste Instanz sorgt dafür, dass die Mitarbeiter im Team sich die Woche strukturieren und sinnvoll angehen. Ergebnisse werden abgefragt und festgehalten, somit werden Aufgaben kontinuierlich bearbeitet.

Für mich ist diese Form der Zusammenarbeit ein voller Erfolg!

 

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